L’objectif de la certification est de donner confiance à toutes les parties qu’un système de gestion certifié est apte à satisfaire aux exigences. La valeur de la certification est le degré de confiance entre le client certifié et l’organisme de certification.
Nous veillons à ce que le personnel interne et externe soit conscient de la nécessité d’impartialité et agisse en conséquence. Nous disposons de procédures pour nous assurer que les menaces découlant de l’intérêt personnel, de l’auto-évaluation, de la familiarité, de l’intimidation et d’autres menaces sont sous contrôle;
Nous nous engageons à respecter les principes suivants qui inspirent cette confiance :
l’impartialité; la compétence; la responsabilité; l’ouverture; la confidentialité; la réactivité aux plaintes; l’approche axée sur les risques.
Nous gérons la compétence de notre personnel pour nous assurer que la prestation du processus de certification respecte les principes qui inspirent la confiance dans la certification;
Nous comprenons que nous avons la responsabilité de veiller à ce que les décisions de certification soient pleinement fondées sur des preuves objectives qui sont obtenues en connaissant et en tenant compte du risque associé à l’échantillonnage;
Nous resterons transparents envers les parties intéressées, en donnant l’acces aux informations non confidentielles qui ne sont pas couvertes par une entente de non-divulgation et:
- En donnant accès à des informations sur le processus d’audit et de certification,
- en fournissant des renseignements sur la situation d’un organisme en matière de certification;
- en fournissant des renseignements sur tout domaine non restreint;
- en permettant aux autorités gouvernementale d’avoir accès à l’information conformément à la loi;
- En autorisant la divulgation avec la permission du client certifié.
Nous traiterons tous les renseignements confidentiels obtenus au cours du processus d’audit de certification et ne divulguerons ces renseignements que si le client certifié l’autorise ou si les lois et règlements locaux l’exigent;
Nous mettrons à la disposition du public et/ou d’autres parties intéressées l’accès à notre mécanisme d’appel et de plainte qui sera traité avec engagement dans un délai raisonnable;
Nous suivrons une approche de gestion axée sur les risques, en gérant les risques associés à la délivrance d’une certification reconnue, cohérente et impartiale.
Un système de gestion adéquat sera mis en place, documenté, mis en œuvre, tenu à jour, surveillé et continuellement amélioré afin de s’assurer que les principes qui inspirent la confiance dans notre certification soient pleinement respectés.
Nous comprenons que l’objectif de la certification est de donner confiance à toutes les parties qu’un système de gestion certifié est capable de satisfaire aux exigences. La valeur de la certification est le degré de confiance envers le client certifié et l’organisme de certification.
Nous nous engageons à être impartiaux afin de:
- Assurer l’indépendance dans le processus d’audit dans le cadre du schéma de certification;
- Assurer la gestion des conflits d’intérêts du personnel et de nos intérêts pendant la conduite du processus d’audit et de certification;
- Assurer l’absence de préjugés liés aux conflits d’intérêts;
- Assurer l’utilisation efficace des procédures établies pour satisfaire aux exigences de la norme du système de gestion;
- Assurer une approche professionnelle pour exécuter les processus d’audit et de certification;
- Mettre en oeuvre une approche de surveillance et de gouvernance interne;
- Donner au comité de l’impartialité les moyens d’examiner les normes les plus élevées de notre intégrité en matière de certification;
- Mettre en oeuvre à l’interne et habilitation du comité d’impartialité à traiter les plaintes et les appels reçus par les parties intéressées.
Un système de gestion adéquat sera établi, documenté, mis en oeuvre, maintenu, exploité, surveillé et continuellement amélioré afin de démontrer notre engagement envers l’impartialité du processus de certification.
Nous comprenons que l’objectif de la certification est de donner confiance à toutes les parties interessées, qu’un système de gestion certifié est capable de satisfaire aux exigences. La valeur de la certification est le degré de confiance envers le client certifié et l’organisme de certification. Le degré de confiance peut nécessiter l’accès à des informations confidentielles et la nécessité d’un accès privilégié.
L’accès privilégié peut être lié à des informations confidentielles nécessaires à l’organisme de certification pour évaluer la conformité aux exigences de certification ou pour atteindre les objectifs d’audit.
Au cours de votre processus d’audit, vous pouvez créer, recevoir, connaître ou accéder à des informations confidentielles et/ de propriété. Il est essentiel qu’un organisme de certification ne divulgue aucune information confidentielle.
Nous nous engageons à assurer la confidentialité en:
- Communiquant des informations confidentielles uniquement aux personnes qui ont besoin de les connaître à des fins légitimes d’audit et/ou de certification;
- Assurant que les informations confidentielles relatives aux tiers sont régies par des dispositions légales ou un accord de confidentialité ou de non-divulgation lorsqu’un accord de confidentialité ou de non-divulgation applicable est demandée par les parties concernées dans le cadre du processus de certification et/ou d’audit;
- Assurant que des informations confidentielles ne seront pas communiquées à des tiers si elles donneraient lieu à un conflit entre les intérêts du destinataire et ceux des clients, ou s’il est raisonnablement prévisible que le destinataire en abuserait;
- Sécurisant et protégeant les documents contenant des informations confidentielles lorsqu’ils peuvent être vus par des personnes qui n’ont pas besoin de connaître le contenu des documents;
- Évitant la copie et/ou la distribution inutiles de documents contenant des informations confidentielles;
- Coopérant pleinement dans la résolution des conflits résultant d’un situation de confidentialité dans le cadre du processus d’audit et/ou de certification;
- Assurant l’engagement et le respect du Comité d’impartialité et du personnel pendant la conduite du processus d’audit et de certification;
Un système de gestion adéquat doit être établi, documenté, mis en oeuvre, maintenu, exploité, surveillé et continuellement amélioré pour démontrer notre engagement envers la politique de confidentialité dans le processus d’audit et/ou de certification.
Chez SMG, nous sommes passionnés par ce que nous faisons, et nous comprenons les enjeux qui impactent votre entreprise. Nous travaillons sans relâche pour mettre à profit notre expertise pour rendre vos systèmes de gestion plus efficaces et efficients. C’est pourquoi nous sommes l’une des sociétés d’évaluation de systèmes de gestion les plus fiables en fournissant cette assurance. Tandis que tous les efforts sont faits pour répondre aux normes élevées attendues de nous, parfois les choses peuvent encore mal tourner. Lorsque cela se produit, nous devons être informés afin que tous les efforts puissent être faits pour corriger et prévenir d’autres insuffisances dans le futur.
- Nous mettrons tout en oeuvre pour traiter et résoudre les appels et plaintes de nos clients et des parties intéressées.
- Nous maintiendrons une transparence adéquate sans compromettre la confidentialité.
- Nous maintiendrons une approche axée sur le client en ce qui concerne les appels et les plaintes découlant des activités de prestation de services et nous veillerons toujours à rester objectifs, impartiaux et responsables du processus de règlement des appels et des plaintes.
- Nous veillerons à respecter les lois et réglementations locales en ce qui concerne ce processus.
- Nous serons disponibles au plus haut niveau pour les appels et les plaintes , et en fonction du processus d’analyse et de revision. Nous continuerons d’améliorer le processus d’appel et de traitement des plaintes et aucun frais ne sera exigés aux clients qui ont fait l’appel ou la plainte .
Si vous avez une plainte, vous pouvez nous contacter via le chat box commodément fourni sur notre site Web ou bien, vous pouvez adresser vos demandes à notre adresse e-mail dédiée customerservice@smg-aw.com.
Des mesures sont prises en ce qui concerne le statut de certification des clients lorsqu’ils ne continuent pas à satisfaire aux exigences de certification. Les situations peuvent être les suivantes, mais pas limitées à:
- Le système de gestion du client n’est pas en mesure de satisfaire, de façon persistante et sérieuse, aux exigences de la norme et de la certification;
- Les résultats d’un audit spécial fondé sur des rapports faisant état de manquements graves, y compris de non-respect de la loi, indiquent un défaut grave de conformité (le refus de se présenter à un tel audit spécial doit être interprété comme signifiant un défaut grave de conformité);
- Les clients certifiés ne s’autorisent pas ou ne se présentent pas aux activités de surveillance dans le cadre du programme d’audit convenu ;
- Les clients certifiés ne s’autorisent pas ou ne se présentent pas aux activités de recertification dans le cadre du programme d’audit convenu;
- Le client certifié a volontairement demandé la suspension ou le retrait de la certification.
- Le client certifié a demandé à modifier la portée de la certification
5.2 Cette procédure s’applique à tout client qui se soumet à de telles conditions lorsque la suspension de la certification est une forte possibilité.
5.3 La réduction ou extension du champ d’ application, à la demande du client, doit faire l’objet d’un examen régulier hors site ou sur place, tel que déterminé après examen de la demande.
5.4 La réduction de la portée peut être déterminée à la suite du mécanisme de plainte/rétroaction auquel participe une partie intéressée.
5.5 En suspension, le certificat du client est temporairement invalide. Le client en est informé par des moyens appropriés.
5.6 Dans la plupart des cas, la suspension ne dépasserait pas 6 mois. Si la suspension dépasse 6 mois, le gestionnaire du programme réexamine la situation pour décider si un audit sur place est nécessaire pour révoquer la suspension.
5.7 Il n’y aurait pas de changement dans la date de fin de validité globale, ni de prolongation proportionnelle de la période de certificat, même si une partie de la période a été perdue en suspension.
5.8 Le champ d’application de la certification doit être réduit de manière à exclure les parties ne satisfaisant pas aux exigences de certification lorsqu’un client certifié a constamment ou gravement manqué aux exigences de certification pour ces parties du champ d’application de la certification. Cette réduction répond aux exigences spécifiques du programme.
Des actions seront entreprises concernant le statut de certification des clients lorsque ceux-ci ne continuent pas à satisfaire aux exigences de la certification. Les situations peuvent être les suivantes, mais sans s’y limiter :
- Le système de gestion du client n’est pas en mesure de satisfaire de manière persistante et sérieuse aux exigences de la norme et de la certification.
- Les résultats d’un audit spécial basé sur des rapports de lacunes graves, y compris la non-conformité légale, indiquent un manque sérieux de conformité (le refus de se présenter à un tel audit spécial sera interprété comme un manque sérieux de conformité).
- Les clients certifiés n’autorisent pas ou ne se présentent pas aux activités de surveillance dans le cadre du programme d’audit convenu.
- Les clients certifiés n’autorisent pas ou ne se présentent pas aux activités de recertification dans le cadre du programme d’audit convenu.
- Le client certifié a demandé volontairement la suspension ou le retrait de la certification.
- Le client certifié a demandé de modifier le champ de la certification.
Cette procédure s’applique à tout client qui se trouve dans de telles conditions où la suspension de la certification est une forte possibilité.
La réduction/l’extension du champ, lorsque demandée par le client, sera soumise à un examen régulier sur site ou à distance, tel que déterminé après examen de la demande.
La réduction du champ peut être déterminée à la suite du mécanisme de plainte/commentaire impliquant une partie intéressée.
Pendant la suspension, le certificat du client est temporairement invalide. Le client en sera informé par des moyens appropriés.
La suspension, dans la plupart des cas, n’excédera pas 6 mois. Si la suspension dépasse 6 mois, le responsable du programme examinera pour décider si un audit sur site est nécessaire pour lever la suspension.
Il n’y aura pas de changement de la date de validité globale, ni de prolongation proportionnelle, de la période de certification, même lorsque certaines parties de la période ont été perdues en raison de la suspension.
Le champ de la certification sera réduit pour exclure les parties ne satisfaisant pas aux exigences de certification, lorsque le client certifié a persisté ou sérieusement échoué à satisfaire aux exigences de certification pour ces parties du champ de la certification. Cette réduction doit répondre aux exigences spécifiques du programme.
Restauration du certificat : dans les cas où la suspension est levée suite à des actions correctives réussies et à leur vérification, le certificat du client sera restauré à son statut valide. Le processus de restauration comprend un audit de réévaluation pour s’assurer que les problèmes identifiés ont été efficacement résolus. SMG s’engage à aider les clients à restaurer leurs certifications tout en maintenant l’impartialité, l’équité et l’intégrité professionnelle.
Exigences détaillées pour la suspension, le retrait ou la réduction du champ – Statut et actions pour le FSSC :
- Lorsqu’une non-conformité critique est constatée et/ou s’il existe des preuves que le client est soit incapable, soit réticent à établir et à maintenir la conformité aux exigences du programme, SMG suspendra le certificat.
- SMG retirera un certificat lorsque la suspension ne peut pas être levée dans un délai de six (6) mois, lorsque l’organisation cesse ses activités de certification FSSC 22000, ou dans toute autre situation où l’intégrité du certificat ou du processus d’audit est gravement compromise.
- Lorsque SMG a des preuves que le client détient un certificat dont le champ dépasse sa capacité ou sa capacité à satisfaire aux exigences du programme, SMG réduira le champ de certification en conséquence. SMG n’exclura pas les activités, les processus, les produits ou les services du champ de certification lorsque ces activités, processus, produits ou services peuvent avoir une influence sur la sécurité alimentaire des produits finaux telle que définie dans le champ de certification.